就业问答

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职场灾难的开始是【我以为】

发布单位: 发布日期:2017-09-12 02:54:47浏览次数:

职场人士在工作中,应该都曾经或多或少闪过这样的念头:「我是这么想的,不晓得主管怎么想?」然后心底编写诸多「我以为……应该是怎样怎样……」的情境,有时还猜测主管意见最可能的风向会如何如何。

这虽说是人之常情,但是,因为「我以为……」所造成的职场灾难,实在层出不穷,我们都该谨慎。


默契不是万能的

对我而言,凡是工作上的联系,我都会追踪到对方对我的信息给予明确的响应及确认后,才会停手。因为自己跟对方都有可能对任务过程及细节,有着许多「我以为」的判断,而这些先入为主的观点,有时偏偏就是产生失误的主要原因。特别是彼此合作一段时间后,更容易对双方传递的信息过分自信。

如此积累在心中视为理所当然且美其名曰「默契」的事,看起来效率不错,但我想提醒大家,还是应该耐心地再度确认为好。 

职场人士每天的心绪变动属于常态,双方互动中,只要有一方平常的心念产生变化,你与他原本的默契就可能因之而变动。想要双方所合作的任务顺利如愿进行,就必须反复确认,以避免脱轨误解的发生。多问一句,多确认一次自己对信息的理解,就会少一点错误的可能性,这是工作上的基本纪律。

事实上,即使沟通双方都维持这个纪律,有时事情迫在眉睫了,对方还有可能变卦。因此,你完善沟通流程的费心,至少留下了日后回顾时可供追踪的轨迹,也能保护自己不陷入「无语问苍天」「哑巴吃黄连」的处境。

我每年都会指导学生举办多项实践活动,例如模拟商务 晚宴、企业参访,或是形象改善等。有一回开筹备会议,与学生约好在我家附近的某咖啡厅会面。我在约定时间前 5 分钟便抵达了咖啡厅,团队的两位学生也到了,我们寒暄聊着,眼看着约定时间过了一刻钟,另外 4 位学生还没抵达,大家有些讶异,便分头联系还未到的人。

几番电话下来,才弄清楚原来那间咖啡厅在市区里共有三间分店。邀约时,我自以为讲清楚了在哪条路上的店家,而学生们彼此传递信息时,都只提到咖啡厅的店名。结果这样一个失误,有两位学生以为是自己跟同学们经常讨论报告的印象分店,另两位同学则以为是上个月新开的那家分店。你看,每个人的「我以为」,是不是令人很无语!

我自己偶尔也会犯这个「我以为」的错误,闹得自己啼笑皆非。我与客户会议的安排,一般都由能干的助理处理。这天上午助理请假,我一早赶着出席几个会议,记得中午与某董事长有约,便急急赶赴知名酒店的法国餐厅,在柜台跟经理打了声招呼,便坐下整理笔记,准备待会儿要面谈的几个要点。抬头发现时间过了 15 分钟,客户还没到,我便拨了电话给助理,这才发现约会是在隔天中午,原来手机行程上写 11 号,理所当然地「我以为」是周一!可是刚才和餐厅经理说我中午有订位时,他也没有意外,还说:「陈总,平常多蒙您照顾,您任何时候来,自然都是有座位的。」我不禁苦笑,真是虚惊一场!

不懂、不确定就要问

在职场上,揣摩上意难以避免。但是,对于经验较浅的职场人士,我还是建议应当寻找机会向主管求证,试着确认彼此间的认知差异,以降低误解发生的可能性。主管或许会因为你看似紧张兮兮的样子而嫌烦,但是礼多人不怪,多探询几次,也可以逐渐理解主管做判断的逻辑,这是有利于彼此沟通的一个方法。

职场上,我们也会常闪过一些困惑:该不该问问题?听不懂,听不清楚,手上的信息结合不起来时,该如何是好?我的建议是:听不懂,就要问

提问能拉近彼此认知上的差距。问答之间,也可以增进彼此的认识。但提问时,要避免说:「我可以问一个笨问题吗?」我常被这样的开场白弄得尴尬,既然自己知道是笨问题,何不先做好功课,等找到聪明问题再提问呢?毕竟,有问题应该是努力思索过再提出啊!

如同我观察的,很多的误解就是起源于太多的「我以为」。轻率地预设立场,沟通时欠缺回馈和确认,错一寸可能就差了一丈远。有时即便在后续的过程中发现,救都救不回来。因此,把及时的提问,当成每个环节中的复核标准,很重要。如果你不问,便会继续添加更多「我以为」的念头,不顾事实添油加料,最终误导自己的判断。 

为什么每个人心中存在这么多假设,自认智识高人一等,可以将手边数据拼起来?这其实是工作上的危险心态,毕竟能在同一场合工作的人,资质差距不会太大。要胜出,必须比旁人多做一步准备,尽可能以各种方法确认自己的认知无误。或是,你其实没有充分准备,事前也没有认真准备好主管可能的提问,那么就在每回汇报时,预先备妥提问清单,把不懂的疑点清晰标示,把这当作重要的预习作业,以在汇报时向与会者请教。

在主动提问中精进

职场人士要有正确的观念:「主管不会没讲清楚,只有可能是你没有问清楚。」主管对于部属的工作内容都有一定的经验。部属没有明白确认信息并请求解答困惑,当然是部属之过。而且,主管的时间还要分配给其他员工,你若对交派的任务有疑惑,就该追着主管问清楚,而不是等主管回过头来问:「对这份任务,你有没有疑问?」在这进与退当中的拿捏,确实不是件容易的事。只能把握机会多尝试,透过与主管的互动体会,加上几次关键点评,进而形成默契,争取快速进步。这项能力必须持续练习,才能抓到诀窍,没有快捷方式可走,只有「做中学,学中觉」。

如果你是主管,在碰到部属提问时,也要着重培养他思考问题的习惯,不要立即给答案,即便你认为这样比较节省时间。很多主管都很忙碌,讲求高效率,所以对部属的请示会直接给出明确的答案。但这种做法从长远上看是不利的,无法引导部属思考问题的习惯,也让部属失去锻炼处理不同情境的能力,以致效能不彰,最终受苦的还是主管与组织。


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